Hogy rohan az idő vasfoga! 😀 Alig 7-8 hónapja tettünk közzé egy használati segédletet az Ügykezelő hozzáadása a Cégkapuhoz (segédlet) címmel, és már el is avult, mivel 2019. június 15-16-án már egy teljesen megújult felülettel találkoztunk. (Nem tartozik jelen írásunkhoz szorosan, de a változás sok-sok újdonságot hozott, nem árt, ha mindenki vett a felületre komolyabb pillantást; semmi sem úgy van, ahogy eddig megszoktuk, semmi sem ott van, ahol eddig volt, több új lehetőség és kombináció érhető el. A kényelmetlenség az újdonság vs. megszokás okán merül csak fel. Vannak még orvoslásra váró betegségek, reméljük, ezekre is hamarosan szállítják a megoldásokat!)
Egy Cégkapu nyitására kötelezett szervezet alapvető lételeme, hogy (rendelkezzen Cégkapuval) legyen a Cégkapuhoz regisztrálva Cégkapu ügyintéző, aki fogadja és küldje a szervezet számára – 2019.01.01-től kizárólagosan kötelező használatú – elektronikus küldeményeket.
A továbbiakban lépésről-lépésre bemutatjuk, hogy miképpen kell felvenni egy személyt (adminisztrátor, könyvelő, ügyvéd, termékdíja, jövedékis, stb.) a Cégkapu szolgáltatásba ügykezelőként:
1. Nyissuk meg a kedvenc böngészőnket (Mozilla Firefox, vagy Google Chrome böngészőket ajánljuk erősen), és írjuk be a címsorba: https://tarhely.gov.hu a szemfülesebbek akár rá is kattinthatnak erre a hivatkozásra, a böngésző a célhelyre repíti őket. ?
A belépés a Tárhelyszolgáltatás (Ügyfélkapus) felhasználói névvel és jelszóval történik.
2. Az érkezés a saját értesítési tárhelyünkre történik, ahol a bal oldali menüoszlopban (alulról a 2.) “BEÁLLÍTÁSOK” menüpontra kell kattintani.
3. A bal oldali részen, közvetlenül a név alatt, a saját értesítési tárhelyünk melletti, lefelé mutató nyílra kell kattintani, hogy kiválaszthassuk, melyik szervezet céges tárhelyét szeretnénk szerkeszteni. (Itt csak azok a szervezetek láthatóak, amelyeknek a felületre belépő szervezethez képviseleti jogosultsága van. Ahol “csak” ügykezelő, azt a szervezetet itt nem látni.)
4. A lenyíló menüpontban a törvényes képviselő az(oka)t az adószámo(ka)t látja, amelynél ő a törvényes képviselő (az adószám fölé húzva az egérmutatót, a szervezett teljes neve meg fog jelenni). A kívánt adószámra kell kattintani a továbblépéshez.
5. Eljutottunk a cégkapu adminisztrációs felületére, ahol több műveletet/szerkesztést is végezhetünk. Új cégkapu ügykezelőt vihetünk fel, vagy cégkapumegbízottat / cégkapu ügykezelőt törölhetünk (adataikat szerkeszthetjük, ha azokban változás történt).
6. Végre nincs túlságosan elbonyolítva a cégkapu ügykezelő felvitele sem, elég 4T (4 természetes azonosító) adatot tudni, és begépelni, majd a Google spam elleni védelmén átverekedni magonkat, hogy az OK feliratra kattintva véglegesítsük a megbízást.
A kijelentkezés már a szokásos módon történik – a nevünk alatt látható, piros téglalapon szereplő “KIJELENTKEZÉS” feliratra történő kattintással. A rendszer nem sokat vacakol; mire megnézi az ügykezelő a Tárhelyét, már be is fűzi a tárhelyére az adott céget.
Erősen hangsúlyozzuk, hogy sem a Cégkaput, sem az egyéb hasonló szolgáltatást nem a könyvelők találták ki saját szórakoztatásukra, így – értelemszerűen – a Cégkapu ügykezelők rögzítése sem a könyvelők feladata!
A könyvelőket meg lehet kérni, hogy segítsenek (ha valaki az alapos, képpel szemléltetett leírás segítségével sem tudja elvégezni a kijelölést), de nem szabad elfelejteni, hogy az idejüket ők sem lopkodják, ezért joggal kérhetnek díjazást. Természetesen, a díjazás minden könyvelőnél eltérő lehet, és egyedi megállapodás kérdése.
Rendkívül fontos! Nem elegendő létrehozni a cégkapu ügykezelő adminisztrációs lehetőséget, a Cégkaput állandóan (minimálisan heti két alkalommal) figyelemmel kell kísérni, az üzeneteket meg kell tekinteni/delegálni kell. Nem könyvelői feladat! A könyvelő ugyan vállalkozhat rá külön díjazás ellenében, de ezt külön szerződésben kell rögzíteni, amelyben a figyelt adatok körét, a személyes felelősség határait körültekintően kell meghatározni.
Jelenlegi információink szerint (a heti kétszeri rátekintés és szükség esetén továbbítás vagy figyelmeztetés) éves minimális kezdő díjtétele 24-36ezer Ft között alakul.
Ha egy felelős ügyvezető úgy véli, hogy cégkapu ügykezelőnek jó lesz megjelölni Szőke Maca általános adminisztrátort, akkor hamar érheti keserű, és erősen zsebbevágó csalódás; ha Szőke Maca meg- és átgondolatlanul, háttérinformációk hiányában, felkészületlenül megnyitja azt az elektronikus levelet (mert ezzel beáll a kézbesítés (kézbesítettnek minősül a küldemény, azaz átvettnek), és kezd az óra ketyegni), amelyről az ügyvéd tudja, hogy fog érkezni, de kell még néhány dolgot elboronálni, vagy egy NAV ellenőrzésre szóló levelet nyit meg, ezzel elvéve a könyvelő (és a cég elől) azt a lehetőséget, hogy még egy kicsit alakítsanak a neuralgikus pontokon, akkor kevés lesz – nagyon-nagyon kevés – az az elégtétel, hogy szőke Maca repül… 🙁
