Miért kérjük még mindig az eredeti számlákat és miért nem elég nekünk az amit a NAV-nál látunk?
❓ Gyakori kérdés az ügyfelek részéről, hogy miért kérjük még mindig az eredeti számlákat, ha mindent látunk a NAV-nál? Mit akarunk azon nézegetni, ha mindent látunk? Miért kell nekünk minden hónapban mindent elküldeni és miért nem dolgozunk a NAV adatbázisából?
💬 A válasz még mindig ugyanaz: Elsősorban azért, mert nem látunk mindent. A NAV online számla rendszere nem tartalmaz minden adatot, amire nekünk a könyveléshez szükségünk van.
A számlák érkezhetnek hozzánk elektronikus formában vagy papír alapon, kaphatunk hozzáférést a számlázóprogramhoz, hogy lássuk a kimenő számlákat (ez a legjobb megoldás, mert így a kimenő számlák adataiból mindent látunk, másra nincs szükségünk), és jöhetnek hozzánk a számlák elektronikus formában is, de valamilyen formában látni kell ahhoz, hogy a törvényi előírásoknak megfelelően tudjunk könyvelni.
Mi lennénk a legboldogabbak, ha elég lenne a NAV rendszere a könyveléshez, de sajnos nem elég. A könyvelés nem csak annyiból áll, hogy egy programba betöltjük az adatokat, mert ahhoz nem kell könyvelői tudás.
A legfőbb okok amiért nem hagyatkozhatunk kizárólag a NAV online számla adataira:
🔴 Amíg nem látom papíron, vagy elektronikus formában az eredeti számlát, addig nem fogom lekönyvelni, mert nem tudhatom, hogy azt a számlát csak tévedésből állították ki az ügyfelem nevére, vagy pedig tényleg valós.
Bárkinek a nevére kérhetek számlát úgy, hogy ő nem is tud róla, nem vásárolt, vagy nem vette igénybe az adott szolgáltatást. Ha lekönyvelném a tévesen kiállított számlákat kizárólag a NAV rendszeréből, akkor nem valós adatok is bekerülnének. Lehet automatizáltan könyvelni különböző elektronikus adatokból, de az utólagos ellenőrzés és a különböző korrekciók nem úszhatók meg.
🟢 Még mindig él az a szabály, hogy könyvelni csak akkor lehet egy számlát, ha az rendelkezésre áll, tehát megkapta a vállalkozó és fizikai vagy elektronikus formában a rendelkezésére áll. Ez törvényi előírás, nem mi találtuk ki.
🟡 Szintén gyakori hiba, hogy nem egyeznek az eredeti számla, vagy a NAV online számla rendszerében tárolt adatok. Eltér a teljesítés időpontja, a fizetési határidő, de olyannal is szinte minden hónapban találkozom, ahol a számla kelte tér el.
🔵 Fizetési mód. A fizetési mód jelentése az online számla rendszerbe nem kötelező adat. Ebből az okból kifolyólag vannak olyan számlázóprogramok, amik ezt nem is jelentik. Ezért aztán amíg nem látom az eredeti számlán, addig nem is tudhatom, hogy a számla készpénzes, átutalásos, bankkártyás, vagy akármilyen más fizetési móddal került kiállításra. Márpedig ez is egy igen lényeges adat és hatalmas jelentősége van.
🟣 Nem látszanak a számlára írt megjegyzések. Számunkra lényeges információkat tartalmazhatnak a megjegyzések, mert sokszor ezekből tudjuk, hogy milyen időszakra vonatkozik a számla és ha külön nincs feltüntetve a számviteli és az ÁFA szerinti teljesítés időpontja (ami gyakran nem ugyanaz a dátum), akkor ebből tudjuk megállapítani. Mint már sokszor írtam, mi négy dátumot használunk könyveléskor (számla kelte, ÁFA szerinti teljesítés, számviteli teljesítés időpontja és a fizetési határidő).
🟠 Előfordulnak olyan számlák is, amik itt vannak előttem, minden szabályos rajtuk és mégsem látom a NAV-nál. Van köztük olyan, amit nem kötelező jelenteni, ezért nem látom, de olyan is van, amikor valamilyen hiba, vagy tévedés miatt nem történt meg a számla jelentése. Természetesen ezeket is könyvelem, mert befogadott számlánál egyáltalán nem érdekel, hogy látom-e a NAV-nál vagy nem. Ha szabályos a számla, akkor lekönyvelem és az áfáját is levonom. Ha nem így tennék, akkor megkárosítanám az ügyfelem, miközben ő nem tehet arról, hogy a számla kiállítójánál hiba történt. Ezek a számlák kimaradnának, ha kizárólag a NAV adataira hagyatkoznánk.
🟢 Ugyanígy kimaradnának a külföldi számlák is, mert azokat sem látjuk és még egy sor olyan ügylet, amiről nem kap a NAV adatot, de esetleg bekerülnének olyan számlák is, amikről az ügyfelünk nem is hallott.
♨️ Összefoglalva, még mindig nem lehet megúszni azt, hogy valamilyen formában megkapjuk a bizonylatokat, arról nem is beszélve hogy nem csak számlák alapján könyvelünk. Könyvelünk értesítők, határozatok, pénztárbizonylatok és egyéb bizonylatok alapján, mert így lehet csak biztosítani azt, hogy minden a vállalkozás életében felmerülő esemény, előírás, követelés, kötelezettség és pénzmozgás a könyvelésben is dokumentálásra kerüljön.
A fentiek miatt érthetetlen, hogy hogy lehet úgy dolgozni, hogy az ügyféltől nem kérünk semmit? Hogy fognak érvényesülni a számviteli alapelvek és minden egyéb törvényi előírás? Miért gondolják azt a vállalkozók, hogy az a könyvelő aki még mindig mindent látni szeretne az nem halad a korral és le van maradva a fejlődésben? 🤔
