2025. július 1-től a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állíthanak ki a vállalkozások számára; az elektronikus számlák befogadása és archiválása kötelező minden cég számára, ideértve az egyéni vállalkozásokat is.
Az elektronikus számlákkal kapcsolatos szabályok nemcsak a közműszámlák esetére, hanem minden e-számlára vonatkoznak.
Papíralapú és elektronikus számla jogilag egyenértékű – amíg a felek közösen úgy döntenek. Nincs választási lehetőség akkor, ha jogszabály írja elő az elektronikus számlázást (mint most a villamosenergia- és gázszolgáltatók esetében).
Követelmények az e-számlákkal kapcsolatban:
- Olvashatóság – A számla olvasható legyen.
- Hitelesség – Az eredete hiteles legyen.
- Sértetlenség – A tartalma ne módosulhasson.
Az e-számlákat digitális formában kell megőrizni, és a követelményeknek a megőrzés teljes időtartama alatt meg kell felelni!
A kötelező elektronikus számlázásról:
A vonatkozó jogszabályok alapján 2025. július 1-től a villamosenergia- és földgázszolgáltatók csak elektronikusan számlázhatnak a vállalkozások felé, ami olyan kötelezettség, ami a számlákat befogadó vállalkozásokra is jelentős adminisztrációs terhet ró.
A jogszabály szerint a nem lakossági ügyfelekre vonatkozik a kötelező e-számla befogadása és -archiválása.
Egyéni vállalkozóknál a szerződés típusa a döntő: ha vállalkozásként kötötték, akkor kötelező az e-számla; ha magánszemélyként, akkor nem.
Minden vállalkozásnak kötelező a számlák megőrzése, függetlenül attól, milyen adózási formát választott. Az e-számlákat elektronikus formában kell megőrizni.
(A feldolgozás céljából ki lehet nyomtatni a számlákat, de hiteles megőrzés csakis, és kizárólag elektronikusan történhet!)
A fájlformátum (pl. a pdf) önmagában nem elég: szükség van technikai garanciákra is – például elektronikus aláírásra, vagy hash kódra.
FIGYELEM! Az online számla, vagy az emailben megküldött pdf formátumú számla nem feltétlenül e-számla!
Az említett technikai megoldások a dokumentumok törlése ellen nem védenek – pedig ez is követelmény – így nagyon súlyos a felelősség, hogy az ilyen számlák biztonságos helyen legyenek tárolva, ahol a véletlen, vagy szándékos törlés ne következhessen be (lehet ez éppenséggel egy archiválással foglalkozó vállalkozás, szervezet, de megfelel az is, ha 12 db USB kulcsra másoljuk a számlákat, ellátjuk elektronikus aláírással mindegyiket, kiosztjuk őket a legmegbízhatóbb munkatársainknak, és imádkozunk, hogy tízegynehány év múlva is találjunk legalább egy sértetlen példányt… 🙁
A legfontosabb, hogy az archívum biztonságos, átlátható és hosszú távon is működőképes legyen.
Hogyan ne archiváljunk?!
Email-ekben hagyott számlák, számítógépre mentett fájlok, Google Drive, vagy OneDrive önálló használata, napi mentés szerverre – nos, ezek önmagukban, átlagos FB-társalgási felkészültséggel életveszélyesek, mivel nem felelnek meg sem a jogszabályok által előírt feltételeknek, sem a kívánatos adatbiztonságnak.
FIGYELEM! A megőrzési kötelezettség jogi felelőssége mindig a vállalkozásé – nem az archiváló szolgáltatóké!
A legfontosabb, hogy az elektronikus számlák a megőrzési időszak alatt olvashatók és értelmezhetők legyenek, ezt pedig csak a megfelelő archiválással lehet biztosítani.
A legnagyobb kockázatot nem a NAV által kiszabható bírság, hanem az adatvesztés jelenti: ha egy e-számla végleg eltűnik, az ugyanúgy gondot okoz, mint a papíralapú bizonylatok elvesztése.
2025. július 1-től a vállalkozó kötelezettsége nem áll meg abban, hogy befizeti és lefűzi a közműszámlákat: archiválni is kell őket, ugyanúgy, mint minden egyéb e-számlát!
Írásunkban Czöndör Szabolcs: A kötelező elektronikus számlázás és archiválás szabályai 2025. július 1-től című cikke, és a szamlazz.hu Minden, amit tudnod kell a kötelező elektronikus számlázásról és archiválásról című írása volt segítségünkre.
