Nem egy élet-halál kérdése, hogy mikor kell a könyvelőnek bankkivonatot, és mikor számlatörténetet (tranzakció-történetet) küldeni, de egy vállalkozás jó, ha tudja, hogy a banki kivonat egyáltalán nem egyenlő a bankszámla történettel, bármennyire is azonos adatokat tartalmaznak:
A számlatörténet (bankszámlatörténet, avagy tranzakció történet), nem más, mint a bank által közölt, időrendi számlaforgalom egy, vagy több lekérdezett bankszámláról.
A számlatörténet bármikor, (szinte) bármilyen intervallumra, időszakra szabadon lekérhető, nem csak hó elejétől hó végéig, hanem akár számlaműveletenként, tranzakciónként, naponként.
A bank az elektronikus lekérésre valamilyen formátumban (banktól függő formátumok), általában .xls, .csv, .xml, .stm, .txt, stb. formátumban adja vissza a lekért számlaforgalmi/számlatörténési adatokat.
A könyvelők ezeket az adatokat automatikusan, vagy félautomatikusan átemelik a könyvelési programjaikba, ezáltal gyorsítva, és pontosítva az előfeldolgozást, feldolgozást, amivel a rögzítés manuális munkáját kiváltják, helyette több idő marad az érdemi, szakmai munkafolyamatokra.
Természetesen, ahány bank, annyiféle formátum, a kapott formátumokon belül a táblaelrendezés is megannyiféle, továbbá a könyvelőprogramok is ezerféle megoldásúak. Mi, jelenleg, a könyvelőprogramjainkhoz 27-féle számlatörténet-formátumot tudunk fogadni [Megjegyzés: mi a Baloghy Szoftver Kft. könyvelési programcsomagot használjuk, arra esküszünk.]. A fájlok belső elrendezése időnként, a bankok kénye-kedve-döntése során változhat, a konverter programok készítői folyamatosan dolgoznak a változások követésein, naprakészségen, valamint az esetlegesen jelentkező, népszerűbb bankok, pénzintézetek formátumainak beépítéA bankkivonat a bank és a számlatulajdonos között létrejött szerződésben foglaltaknak megfelelően naponként, vagy havonként (nagyon ritkán más intervallumban), a bank által kibocsájtott, elektronikus banki hitelesítéssel ellátott, hivatalos dokumentum az adott bankszámla forgalmáról.
A hivatalos eljárásokban (pl.NAV, hitelügyletek, igazolások, stb.) kizárólag ez a dokumentum minősül hivatalosnak, és ez a dokumentum mindig egy hitelesített .pdf formátumú dokumentum.
Eseteként a bankkivonat bővebb, vagy egyértelműsítő adatokat is tartalmaz(hat), mint a számlatörténet, és a könyvelésnek az ebben a dokumentumban foglalt adatokat kell, kötelező kimutatni, felhasználni, amelytől jogszerűen eltérni nem szabad.
Értelemszerűen, a számlatörténet és a bankkivonat 99,9%-ban egyezik, csak – mint ahogyan azt említettük az előzőekben – a .pdf dokumentumban foglalt adatokat egyesével, manuálisan kell felrögzíteni, szemben a számlatörténetekkel, amelyet konvertáló programok segítségével automatizálni lehet.
A könyvelés az egyes időszakok feldolgozását követően a kétfajta dokumentumban foglaltakat összehasonlítják, az esetleges anomáliákat a bankkivonatok tartalma alapján javítják, egyértelműsítik. A bankkivonat dokumentumait az iratőrzés szabályai szerint tárolják, megőrzik, és a hatóság felkérése alapján rendelkezésre bocsájtják.
A leggyakoribb banki importfájl formátumok:
| Barion | csv | MBH (Budapest Bank terminál) | csv |
|---|---|---|---|
| BinX | csv | MBH (volt MKB) | csv |
| CIB | xls | MBH (volt MKB) | stm (windows 1251) |
| CIB Business Online | csv | MBH (volt MKB/Budapest Bank) | csv |
| CIB Business Terminál | xls | MBH (volt Takarékbank Netbank) | stm (kivonat Text) |
| CIB Internet Bank | xls | Oberbank | sta |
| Erste 1 | csv | Országos Fizetési Szolgáltató | csv |
| Erste 2 – Netbank | csv (windows 1250) | OTP Elecra | xls |
| Erste George | csv | OTP Direct | csv |
| Gránit Bank | xml | Polgári Bank | xml |
| K&H e-bank | xls | Raiffeisen | csv |
| K&H Elecra | csv | Transferwise (Wise) | csv |
| K & H web | csv | UniCredit | cam |
| Kinizsi Bank | csv | UniCredit SpectraNet | csv |
| MagNet Bank | xls |
