Figyelem! Egy elektronikus levélben (emailben) kapott PDF-formátumú számla nem elektronikus számla!
Az elektronikus úton kibocsátott számlát
- legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni, vagy
- az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani.
Igencsak helyeselni lehet és kell azt a törekvést, hogy a vállalkozások spórolják meg a számlázási költségeket (postabélyeg, papír, nyomtató és nyomtatópatron), gyorsítsák fel számlaforgalmukat (postai úton 2-5 nap helyett 1-2 perc), védjük környezetünket (esőerdők a papírokhoz, nyomtatók ózon- és zajterhelése).
Egy könyvelőirodában azonban nem kis gondot jelent a pár tucat Ügyfél számára, ugyancsak pár tucat, különböző helyről érkező számla szabályos tárolása, kontírozása, archiválása.
Mi okozza a gondot, és milyen megoldás lehetséges?
Elektronikus számlát bármilyen formátumban elő lehet állítani, ami a feleknek megfelel, azonban ellenőrzéskor NAV részére be kell tudni mutatni valamelyik előírt ellenőrzési formátumban: xml (NAV által szigorúan meghatározott), txt, csv, dbf, mdb, xls formátum, vagy egyéb nyomtatási formátum.
Az elektronikus számlát ? a vizuális értelmezést lehetővé tevő ? pdf formátumban, valamint a NAV által elvárt formátumok valamelyikében (jellemzően xml-ben) szokták előállítani.
Az elektronikus számla eredetije csak elektronikusan létezik! Magyarra fordítva ez azt jelenti, hogy az Ügyfél a kapott elektronikus számlát kinyomtatja és átadja (vagy emailben megküldi) a könyvelőirodának, attól még az a kinyomtatott számla nem minősül eredeti számlának, nagyjából annyi, mint amikor egy hagyományos számlát lefénymásolunk.
Egy sima, számlakinézetű pdf-formátumot gyakorlatilag bármikor, bárki elő tud állítani (elég csavaros eszű a magyar…), de a fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsájtott időbélyegzővel már kemény dolog megbirkózni…
És mi van akkor, ha az eredeti, tényleges elektronikus számlát küldi át Ügyfelünk? Na, akkor is vagyunk ám a nagy slamasztikában, méghozzá kettő okból is:
- amint azt az előzőekben is jeleztük, az elektronikus számla kinyomtatott papír alapú képe már nem tekinthető számlának, ezért az elektronikus számlát elektronikus formában kell tárolni, méghozzá 8 évig, a jogszabályban előírt módon őrizni és tárolni (visszakereshető módon, az ellenőrzés számára azonnal megjeleníthetően, hiteles módon – na, szépen nézne ki egy könyvelőiroda harmincegy-féle archiválási rendszerrel….)
- a számviteli törvény előírja, hogy a könyvelőnek a könyvelés adatait fel kell vezetnie az eredeti számlára. Esetünkben az nem járható út, hogy a kinyomtatott e-számlára felvisszük a kontírozási adatokat, mert – értelemszerűen – az nem az elektronikus számla elválaszthatatlan része.
Akkor mi legyen az Ügyfél és a könyvelőiroda számára az ésszerű, járható út?
- az elektronikus számla mindig az Ügyfélhez érkezzen (általában pdf + xml formátum)
- az Ügyfél a levelezőrendszere beállításával gondoskodjon róla (egyszerű átirányítás), hogy a beérkező e-számlát tartalmazó emailt a könyvelőiroda is rögtön megkapja
- az Ügyfél végezze el az ellenőrzést (validálás), azaz a számlakibocsájtó rendszerének megfelelő módon köteles meggyőződni az elektronikus számla hitelességéről (amennyiben nem megfelelőek a tanúsítványok, a szállító felé küldött reklamáció másolatát küldje meg a könyvelőirodának is)
- az Ügyfél vagy saját maga, vagy archiváló szolgáltató útján gondoskodjon az elektronikus számla jogszabályi előírásoknak megfelelő módon és ideig történő tárolásáról
- a könyvelőiroda a hozzá érkezett (2. pont) másolat egy példányát kinyomtatja, elvégzi és rögzíti a kontírozást (mint egy hagyományos számlán), lefűzi a bejövő számlák közé, és a kontírozási adatokat emailben megküldi az Ügyfélnek (egy kis táblázat), aki köteles gondoskodni a kontírozási adatok eredeti elektronikus számlához történő csatolásáról (használt rendszertől függő eljárással
Sajnos, megint a kicsiknek kell “elvinnie a balhét”, beruházni a könyvelőprogram átírására, vagy éppen adatarchiváló rendszert kiépíteni, adattároló szolgáltatót keresni és fizetni, de be kell látnunk, hogy a fejlődés ebbe az irányba mutat, nem lehet kihúzni magunkat ez alól (sem).
Most még egy kicsit “favágó” módszernek tűnik az egész, de hamarosan ez is menni fog, mint az ágybapisilés… 🙂 🙂
