Tisztelettel felhívjuk minden érintett figyelmét az útnyilvántartás vezetésének pontosságára, szükségszerűségére – természetesen azon vállalkozásokra vonatkozik ez a figyelmeztetés, akik valamilyen módon költséget számolnak el a gépjárművekre:
– tipikus eset, hogy a vállalkozás lízingel egy személygépkocsit, ahol a törlesztőrészletek áfa tartalma levonásba helyezhető. Igen ám, de a levonásnak van törvényi feltétele, nevezetesen az útnyilvántartás vezetése, amelyből kiderül, amellyel bizonyítható, hogy a jármű kizárólag a vállalkozás céljára lett igénybe véve.
Az útnyilvántartás hiánya, vagy nem valós volta az eddig levont áfát is jogosulatlan áfa visszaigénylésnek tekinti (mulasztási bírság + jogosulatlan levonás összege + kamatok -> eléggé keserves összeg tud lenni 5 évre visszamenőleg…)
– hallottunk olyanról is, hogy a nem kívánt magas nyereség csökkentése érdekében útnyilvántartásban kimutatott összeget költségként beállítva igyekeztek “adót optimalizálni”. Ha valós a költség, lett légyen az bármilyen magas, akkor nincs baj, a baj ott kezdődik, ha nem valós az útnyilvántartás.
Emlékeztetőül:
A törvény értelmében függetlenül attól, hogy a vállalkozás melyik költség-elszámolási módot alkalmazza, az útnyilvántartást/menetlevelet járművenként kell vezetni, és abban fel kell tüntetni az üzemi célú futás kezdő és záró kilométeróra-állását.
Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell továbbá
- a gépjármű típusát,
- forgalmi rendszámát,
- a fogyasztási normát,
- a kilométeróra állását az év első és utolsó napján (amennyiben a költségelszámoláshoz szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni),
- az utazás időpontját (a valóságnak megfelelően),
- az utazás célját (honnan hova történt az utazás),
- a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,
- a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.
Mindezeken túl tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is.
Ha valaki úgy gondolja, hogy nem nagy vasziszdasz egy útvonal nyilvántartást “megalkotni”, akkor azt mondjuk: valóban nem.
De..!
Azt nagyon erősen szem előtt kell tartani, hogy a törvény rendelkezései kógens (kötelezően alkalmazandó) és tételes felsorolást rögzítenek arra nézve, hogy a gépjármű költségelszámolásához milyen okirattal kell rendelkezni és annak milyen adatokat kell tartalmaznia.
Abban az esetben, ha a törvényben felsorolt tartalmi kellékek közül akár csak egy is hiányzik, az útnyilvántartásra jogszerűen nem lehet költségelszámolást alapozni, és akkor bukott minden más is, amit a nyilvántartásra alapoznak (pl. áfa).
Hogy miért került elő ez a kérdés? Mert a NAV ellenőrzési módszerei óriásit változtak; a NAV-nak módjában áll lekérni, és már rutinszerűen le is kérik a legkülönbözőbb helyeken felállított rendszerek adatait; a határoknál lévő rendszám-leolvasók adatait, a közúti forgalmat ellenőrző rendszerek adatait, stb. Elég egy évben egyszer bizonyítaniuk, hogy az útnyilvántartás szerint a jármű Szeged és Budapest között mozgott, míg a valóságban Hegyeshalomnál lépett be, és úgy tartott Szegedre. Vagy éppenséggel Pécsett a városban mozgott az autó, miközben lefotózták gyorshajtásért a Balatonnál. Vagy egy kalapácsot vitt a gépjármű Debrecenbe, miközben egyetlen ellenőrző pontnál nem rögzítették a mozgást az adott napon.
Elsősorban azok számolhatnak ilyen ellenőrzésekkel, akiknek áfát érint a kérdés, de azért mások se nyugodjanak meg teljesen, a nap végén legalább összegezze mindenki egy programba, vagy füzetben, hogy merre is járt, hol tankolt, mert azt egyszerűbb “megtalálni”, hogy kinél és miért járt, mintsem utólag beleszaladni valami banális kamerába…
A Könyvelőirodának, a könyvelőnek nem kötelessége, nincs is rá módja és lehetősége, hogy az útnyilvántartások valóságtartalmát ellenőrizze, de úgy véljük, hogy a pontatlanságból származó veszélyekre kötelességünk felhívni a figyelmet.
A kockázatok és mellékhatások elkerülése érdekében keresse fel könyvelőjét, adótanácsadóját, ügyvédjét!
Másik jó tanácsunk: mindig fizesse ki időben, rendben, pontosan fogorvosát, felesége/barátnője nőgyógyászát, könyvelőjét/adótanácsadóját és ügyvédjét, így, ebben a sorrendben, és akkor boldog élete lesz ezen a földön! 🙂
